大多數數據不是靜態的。數據具有改變的生命，可能用於多種用途，並且可以在各處移動。因此，考慮組織中數據的生命周期是有意義的。
基本上，任何數據都有三個主要的「生命」階段。
通常透過交易在某些時刻建立數據：產品被釋放，訂單被處理，存款等等。在建立之後的一段時間內，數據首先進入狀態：它是 可操作的 。也就是說，需要數據來完成正在進行的業務交易。這是它為主要業務目的服務的地方。對此狀態下的數據進行交易。大多數更改都發生在數據執行狀態期間。
操作狀態之後是 參考 狀態。這是報告和查詢目的仍然需要數據的時間，但它不一定推動業務交易。可能需要數據來生成內部報告，外部報表，或者只是在客戶要求的情況下存在。
然後，在一段額外的時間之後，數據移動到完成業務事務不再需要的區域，並且查詢和報告所需的機會很小。但是，為了符合法規要求和其他法律目的，仍然需要保存數據，特別是如果它涉及金融交易。這是 存檔 狀態。
最後，在歸檔中指定的一段時間之後，根本不再需要數據，並且可以丟棄該數據。這就是數據生命周期的意義。
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