大多数数据不是静态的。数据具有改变的生命，可能用于多种用途，并且可以在各处移动。因此，考虑组织中数据的生命周期是有意义的。
基本上，任何数据都有三个主要的「生命」阶段。
通常通过交易在某些时刻创建数据：产品被释放，订单被处理，存款等等。在创建之后的一段时间内，数据首先进入状态：它是 可操作的 。也就是说，需要数据来完成正在进行的业务交易。这是它为主要业务目的服务的地方。对此状态下的数据进行交易。大多数更改都发生在数据运行状态期间。
操作状态之后是 参考 状态。这是报告和查询目的仍然需要数据的时间，但它不一定推动业务交易。可能需要数据来生成内部报告，外部报表，或者只是在客户要求的情况下存在。
然后，在一段额外的时间之后，数据移动到完成业务事务不再需要的区域，并且查询和报告所需的机会很小。但是，为了符合法规要求和其他法律目的，仍然需要保存数据，特别是如果它涉及金融交易。这是 存档 状态。
最后，在归档中指定的一段时间之后，根本不再需要数据，并且可以丢弃该数据。这就是数据生命周期的意义。
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