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财务人员如何学习和掌握SAP?

2019-06-25财经

最近和朋友聊天时,谈到他们公司在采购订单执行环节,有时会出现采购部门与供应商签订了新的价格协议,需要更新采购订单价格的情况,想了解下在SAP系统中对已收货的采购订单是否允许修改价格,修改后又有什么影响?今天咱们就聊聊这个话题,也结合我的项目经验谈谈我的一些思考。

1、订单收货后到底能不能修改订单价格?

先说结论:在SAP系统标准设置中,采购订单行项目部分收货或完全收货后,是可以修改采购订单价格的。

是不是和很多人对这个问题的第一反应是相反的?我之前做过一个小调查,问了十几个人(PS:有些是做SAP实施的,有些是业务人员),我统计下来,95%的人的第一反应都是「不能呀」、「不可能呀」。不过从SAP功能来看,确实确实可以的。

图1 ME22N修改已收货的采购订单净价
图2 修改订单价格前后的两笔收货金额对比

说明:我们在这里仅就系统功能进行探讨,对于有些朋友说的企业业务规定的不能修改,我们先不纳入今天的讨论。

2、订单价格修改后的后续影响分析

SAP既然允许在订单收货后再修改采购订单价格,那我们就继续谈谈在订单收货后再修改订单价格到底有哪些影响?

对于采购订单的价格修改来讲,后续影响的无外乎是订单收货入库和采购发票两个环节,以下是我实际测试的结果。

  • 对于订单收货入库的影响
  • 采购订单价格修改,对于订单历史收货数据不会产生影响,只会对订单未交货数量的收货产生影响(PS:新收货时将按新价格计算采购暂估金额)。

  • 对于采购发票校验的影响:
  • 按照SAP采购发票校验(事务代码MIRO)标准逻辑,系统默认行项目中的金额是根据 」采购订单当前的价格*收货数量「 来计算的。所以从这个意义上来讲,在采购订单收货后再修改订单价格,相当于更新了订单发票校验行项目的默认金额(PS:这个金额只是默认,并不是不能改的)。

    3、SAP为什么要这么设计?

    以上是通过系统功能测试所得的结论和分析的影响。不过,我们可以再进一步想想,SAP为什么要这样设计,为什么不直接一刀卡死?收货后直接锁定,不再允许修改采购订单价格岂不更简单?

    从我个人来讲,我认为可以从以下几种业务场景来做些解释:

    第一,在实际业务中,确实存在采购订单已收货但未做发票校验情况下,公司与供应商达成新的价格协议,进而对订单历史收货数据或未清订单收货要执行新的价格的情况,相比于重新创建采购订单,直接修改原采购订单价格更直接也更简单。

    第二,在采购订单分批交货的情况下,订单价格修改后,后续收货将按新价格直接计入成本,这样就使库存价值更接近于实际成本(特别是对于使用移动平均价的物料,感受更直观)。同时,这也就避免订单价格不修改,只在发票到达后才进行库存价值调整的时间滞后性。

    第三,采购订单价格修改后,在做发票校验时,系统自动按新价格计算行项目结算金额,就不需要在发票校验时再对项目金额进行修改操作了。

    经过以上的分析,可以看出SAP对于采购订单价格修改的控制并不是简简单单控制一下就行了,背后应该确实是根据业务实际需求有更多的考量和思考的。不过从以往项目实施的情况来看,有些企业就要求订单收货后不允许修改采购订单价格。对于这种需求,SAP也是支持的,可以通过写增强代码的方式来控制收货后不能对采购订单价格进行更改了。

    不过从业务解决方案的角度,哪些情况下采用哪种价格修改的方案,后面我再单独写一篇文章谈谈我的思路和想法。

    以上为一家之言,若有不对或不全面的地方,请大家批评指正,也欢迎研究过这方面业务或功能的朋友们留言交流探讨,谢谢!