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如何記工作筆記以提高工作效率?

2021-03-13知識

給大家介紹我的方法:工作日誌-提高工作效率的好方法
文章詳見:工作日誌-提高工作效率的好方法

身為產品經理,似乎工作時間永遠都不夠用。市場研究、產品設計、研發專案跟蹤、營運數據分析及行銷支撐,產品的各方面工作都要產品經理參與,忙前忙後,勞心又勞力。記得兩年前我剛作產品經理時,每天11、12點下班是家常便飯,白天開會晚上寫文件,苦不堪言。逼得我不得不學習一些時間管理的理論及方法,以便提高工作效率,把工作做好。
為了能夠提高工作效率,我曾經混跡於各類時間管理、GTD網站、論壇,購買了多本書籍,並結合自身情況反復實驗各類方法,終於在經歷一年多的時間後,找到了一種提高工作效率的好方法-養成每天寫「工作日誌」的習慣。
工作日誌簡單的說就是把你每天做了哪些事情都記錄下來,以下是我的工作日誌表。在每天下班前我都要安排好下一個工作日的工作計劃,並要求細化到小時。


每天的工作計劃

等一天的工作完畢後,以上的表格就變成了下面的樣子:

每天的工作總結

解釋一下表格填寫要求:
1、按照PDCA迴圈(戴明環),將工作日誌分為4個部份:計劃、完成、檢查、總結;
1、在「今日計劃」裏,標紅的工作專案是當日重要的工作任務,必須優先完成;
2、每完成一項工作,就在「今日計劃」裏將該項工作上劃刪除線,同時在「今日完成」區進行填寫,表示該項工作完成;
3、在「今日完成」區裏的「 [臨] 」代表臨時的工作任務,不在「今日計劃」中;
4、如果某項工作當日未完成,就用紅字標註,下班後統一放置在後期的工作計劃裏;
5、每天在「檢查」區裏給自己打分,A為優秀,完成全部工作任務;B為良好,完成大部份工作任務;C為合格;D為最差。定期匯總分析,如果發現近期打分較低,就要考慮是否工作任務過重還是臨時任務過多等原因,找到原因後就要想辦法解決,免得壓垮自己不說,工作任務也完成不了。
6、每天在「總結」區對今天的工作進行總結,成功的經驗要加以記錄並在後期的工作裏推行,失敗的教訓要加以總結,避免以後再犯。

僅僅做每日工作記錄是不夠的,每周每月都要進行計劃和總結。原理大同小異,都是在月初、周初的時候,對本期的工作目標、內容作總體的計劃安排,設定優先級,然後每天記錄。到月末、周末的時候,再進行總結,看看計劃的工作是否完成,效果如何等等。
具體到產品經理這一職位的工作記錄,首先我將自己的工作內容分解為5個方面:
1、市場研究:包括研究市場發展趨勢、競品分析、使用者調研等;
2、產品設計:產品規劃、需求整理、產品設計等;
3、專案開發:跟蹤各類研發專案、對外合作專案的進度等;
4、產品營運:參與營運數據分析、客服、運維支撐,將營運數據、使用者反饋轉化為下一個版本的需求;編寫各類產品文件扥等;
5、市場推廣:為行銷、市場提供相關的產品支撐等。
然後在月計劃、周計劃裏,將當前的各類工作任務進行適當地安排。各類工作的時間、
資源分配比例大致為:市場研究10%,產品設計25%,專案開發:20%;產品營運:35%,市場推廣:10%。工作安排好後,每天就按部就班地執行下去,如果遇到臨時任務,或者情況變化,隨時都可進行調整。
經過大概1年的實際運用,我感覺自己越來越具備掌控工作內容的能力了。每天寫工作日誌,可以給你帶來如下幾點好處:
1、提高計劃能力。有助於培養自己具備將整體工作目標,根據實際情況分解到日常工作裏的能力。凡事預則立,不預則廢。
2、提升執行能力。讓你工作分清主次、更加專註、高效。制定工作計劃後,還需要強悍的執行能力,確保工作一步一步完成,直到完成工作目標。

  • 讓你工作分清主次。重要的工作事先要多多安排資源、時間,不要吝惜。不重要的工作可堆到一起統一處理,實在處理不完延期一兩天也不影響大局;
  • 讓你工作更專註。有任何臨時的工作任務你先記下來,然後再安排到某個日子某個時段,而不會打攪到你現在手上的工作;
  • 讓你工作更高效。將每日的工作安排到每個小時裏,督促自己必須按時完成工作,否則每天的工作總結會很難看。
  • 3、增強業務能力。透過每天檢查記錄的工作內容,進行自省、反思、總結,不斷積累工作經驗,有助於增強業務能力。
    最後我跟大家分享古希臘哲學家亞里士多德的名言:優秀是一種習慣。在工作和生活中,我們仰慕優秀的人,我們都渴望自己成為一個優秀的人,但是又似乎感覺優秀是一個遙不可及的目標,很難達到。其實,優秀離我們並不遙遠,優秀體現在你的一言一行,你做的每一件事之中。有意識地培養好的工作習慣就是在追求優秀。追求優秀是一種積極的意識,這種意識可使一個人脫胎換骨,最終成就一個全新的你!

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